Datenschutzordnung des Karate Dojo Schöllkrippen e.V.

Vorwort

Der „Karate Dojo Schöllkrippen e.V.“ verarbeitet in vielfacher Weise personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs und der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des neuen Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein „Karate Dojo Schöllkrippen e.V.“ (im weiteren Verlauf nur noch Verein genannt) verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern und Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und können an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt werden. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Erhebung personenbezogener Daten

1. Mit dem Beitritt eines Mitglieds (Formular: Beitrittserklärung oder Schnuppertraining) nimmt der Verein alle personenbezogenen Daten, die für die Erfüllung des Vertragsverhältnisses zwischen Mitglied und Verein notwendig sind, auf. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

2. Weitere Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden vom Verein grundsätzlich nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht. Von Mitgliedern wird hierzu eine widerrufbare Einverständniserklärung eingefordert.

§ 3 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten sind diese Kategorien genauer definiert und einer Tätigkeit zugeordnet. Zudem findet dort die Zuordnung der folgenden Begriffe statt:

          - Personenkategorie

          - Verwendungszweck

          - Kategorien der verwendeten personenbezogenen Daten

          - Kategorien von Personen mit Zugriff zu diesen Daten

          - Kategorien von Empfängern dieser Daten (bei Weitergabe an Dritte)

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Geschlecht, Datum des Vereinsbeitritts, Mitgliedsnummer, Bankverbindung, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, ggf. Funktion (bzw. Graduierung) im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportart im Verein betrieben wird, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet. Dies ist notwendig, damit das Mitglied zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb, an Prüfungen, an Lehrgängen und sonstigen Veranstaltungen der Verbände berechtigt ist.

4. Im Zuge der Beitragsverwaltung werden zudem personenbezogene Daten an die entsprechende Bank in Form von Zahlungsaufträgen und Lastschriftmandaten weitergegeben.

         Nachfolgend werden die Verbände und Institutionen aufgelistet, an die personenbezogene Daten weitergegeben werden:

§ 4 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit werden personenbezogene Daten in Aushängen und Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Name der Teilnehmer an Vereinsaktivitäten, Ergebnisse von Wettkämpfen, Prüfungen, Alter, Position oder Geburtsjahr.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen. Diese Einwilligung kann jederzeit von der betroffenen Person widerrufen werden.

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten ausgewählter Mitglieder, des Vorstands, der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, ggf. E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer veröffentlicht.

§ 5 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung (alt: z.B. dem 1. Vorstand) zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 6 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden bestimmten Mitgliedern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 7 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail als Newsletter richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 8 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitglieder des Vereins, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Übungsleiterinnen und Übungsleiter, Webseiten-Administratoren), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 9 Datenschutzbeauftragter

Wenn im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Dieser darf weder ein Mitglied des Vorstands sowie ein Webseiten-Administrator sein, um Missbrauch vorzubeugen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

Derzeit wird keine Datenschutzbeauftragter benötigt, da weniger als 10 Personen mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind.

§ 10 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit (Webseiten-Administrator). Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, den Ressortleiter Allgemeine Verwaltung oder einem von ihnen gewählten Vertreter vorgenommen werden.

2. Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

3. Mitglieder bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Webseite, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Mitglieder Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

§ 11 Löschung, Änderung und Auskunft zu personenbezogener Daten

1. Beim Austritt, Ausschluss oder Tod des Mitglieds werden die personenbezogenen Daten des Mitglieds zum Zwecke einer Vereinschronik für zehn Jahre archiviert und nach Ablauf dieses Zeitraums vollständig gelöscht. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen ebenfalls bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt.

2. Weitere Fristen zum Löschen von personenbezogener Daten können im Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten auf Antrag eingesehen werden.

3. Für bestimmte personenbezogene Daten, die nicht zum Erfüllen des Vertragsverhältnisses notwendig sind und daher nicht aufgrund gesetzlicher Berechtigungen erhoben wurden, kann die betroffene Person jederzeit ein Antrag auf Löschung bzw. Sperrung einreichen.

4. Eine betroffene Person kann jederzeit einen Antrag zur Einsicht ihrer personenbezogenen Daten stellen. Die Auskunft erfolgt normalerweise in einem persönlichen Gespräch oder kann als Auszug in einem gängigen Format an den Antragsteller übergeben werden.

5. Hat eine betroffene Person den Verdacht, dass ihre personenbezogenen Daten nicht korrekt sind, kann sie einen Antrag auf Berichtigung stellen. Erhärtet sich der Verdacht eines Fehlers, wird dieser sofort in Zusammenarbeit mit der betroffenen Person korrigiert.

6. Alle Anträge auf Löschung, Sperrung, Auskunft oder Berichtigung müssen in schriftlicher Form beim Vorstand abgegeben werden. In Ausnahmefällen kann auch ein mündlicher Antrag beim Vorstand gestellt werden.

 § 12 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitglieder des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 13 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.

Weitere wichtigen Informationen:

Satzung KDS